La Dirección General de Tributos ha respondido por escrito a la pregunta del millón: ¿se puede seguir facturando con Excel o Word? La respuesta no es un sí ni un no: es un «depende del uso» con matices importantes que conviene conocer antes de 2027.
La duda llevaba meses circulando por gestorías y foros: «yo facturo con una plantilla de Excel, ¿me obligan a cambiar?». La Dirección General de Tributos ha ido respondiendo por escrito y su doctrina ya es consistente:
Traducción: la norma no prohíbe ningún programa concreto. Lo que regula es el uso. Y ahí es donde casi todo el mundo se equivoca al contarlo.
Fuera del reglamento, sin discusión. Si emites tus facturas a mano en un talonario, no usas ningún «sistema informático» y el RSIF no te afecta. Legal, aunque cada vez más raro y poco práctico.
Cumplimentas los datos de cada factura en la plantilla, la imprimes o la guardas/envías en PDF, y ahí termina todo: no usas la hoja para nada más (ni libros de IVA, ni cálculos automáticos, ni traspaso a contabilidad). Según la doctrina de la DGT, este uso quedaría fuera del reglamento. Es el escenario de la consultante de la V2045-25.
Tu plantilla numera sola las facturas, arrastra datos de una hoja a otra, genera el libro de IVA repercutido o los libros de IRPF, tiene macros, o alimenta tu contabilidad. Entonces tu Excel sí es un sistema informático de facturación a efectos del artículo 1.2 del RSIF y debe cumplir todos los requisitos: registros inalterables, encadenamiento, huella digital, remisión a la AEAT. Un Excel no puede hacer nada de eso.
Y aquí viene el problema: la inmensa mayoría de los autónomos que dicen «facturo con Excel» están en el escenario 3 sin saberlo. Si tu hoja hace cualquier cosa más allá de dejarte escribir la factura, estás dentro.
Incluso si tu uso es el del escenario 2 (plantilla pura), quedarte como estás tiene cuatro riesgos serios:
Y recuerda las fechas vigentes tras el Real Decreto-ley 15/2025: la obligación de usar sistemas conformes empieza el 1 de enero de 2027 para las entidades del Impuesto de Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y resto. Las sanciones por tenencia o uso de software no conforme llegan a 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT) — los detalles, en nuestra guía de sanciones y multas de VeriFactu.
Seremos claros: aunque la DGT te deje una puerta abierta, nuestra recomendación profesional es pasar a un software certificado cuanto antes. No por alarmismo, sino por pura lógica de riesgo-beneficio:
Si quieres la comparativa completa de opciones, la tienes en los mejores programas de facturación VeriFactu. Y si te interesa el análisis técnico de por qué Excel no puede cumplir el reglamento, sigue vigente nuestra guía VeriFactu vs facturar en Excel.
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Depende del uso. Según la DGT, si usas Excel o Word como mera plantilla (escribes la factura, la imprimes o la envías en PDF y nada más), quedaría fuera del reglamento. Pero si tu hoja automatiza la numeración, genera libros registro o procesa los datos, ya es un sistema informático de facturación y debe cumplir el RSIF/VeriFactu.
Es de 4 de noviembre de 2025 y analiza a una profesional que emite facturas con Word y Excel como plantillas y traspasa los datos a mano a su programa de contabilidad. La DGT confirma que la clave es si el programa admite entrada de información, la conserva y la procesa para producir otros resultados; si es así, es un SIF obligado.
Poder, puedes, pero asumes riesgos: la carga de demostrar tu uso es tuya, el criterio del inspector puede variar, tus facturas no llevarán QR y en 2027 llega la factura electrónica B2B obligatoria. Por eso recomendamos pasar a un software certificado, que existe desde 0 €.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona la tenencia o uso de sistemas informáticos de facturación no conformes con hasta 50.000 € por ejercicio. Si tu Excel se considera SIF y no cumple, entras en ese supuesto.