Programa de facturación para comercios: qué pedirle antes de pagar

Primero: tickets y facturas no son lo mismo

Es el punto que más líos genera en un comercio:

• El ticket (factura simplificada) vale para tus ventas de mostrador de hasta 400 € IVA incluido. Es lo que emite tu TPV cada día.
• La factura completa solo la necesitas cuando te la pide un cliente (normalmente empresas, para deducirse el IVA) o en operaciones que la exigen siempre, como las ventas a distancia dentro de la UE.

Conclusión práctica: si tu TPV saca tickets y tu programa hace las pocas facturas completas que te piden, tienes cubierto el día a día. Lo que no vale es un TPV viejo que solo imprime y no registra nada por dentro.

Si estás en recargo de equivalencia

La mayoría de comercios minoristas (ropa, alimentación, ferretería…) tributan en recargo de equivalencia: tú no liquidas IVA trimestral, lo paga tu proveedor por ti (el IVA + un recargo del 0,5 %-5,2 % según el producto). Dos cosas importantes:

1. Se paga al comprar, no al vender. El recargo aparece en las facturas que te emiten tus proveedores, no en tus tickets.
2. Con VeriFactu, la obligación te toca cuando emites FACTURA. Tus tickets B2C no son facturas; pero si le haces una factura completa a una empresa, esa factura debe salir de un software certificado. Es el matiz que casi nadie explica al pequeño comercio.

Pregunta a tu proveedor de TPV si su software tendrá declaración responsable VeriFactu. Si no la tiene, te conviene un programa de facturación aparte que sí la tenga — aunque solo lo uses para las facturas completas.

Qué pedirle al programa (checklist de tienda)

• TPV y facturación en uno: tickets, facturas simplificadas y completas desde el mismo sistema, sin duplicar trabajo.
• Control de stock real: tallas/colores si vendes ropa o calzado, aviso de mínimos y valoración de inventario.
• Declaración responsable VeriFactu firmada por el desarrollador (no existe la «homologación oficial»: si alguien te la vende, sospecha).
• Devoluciones y rectificativas sin trucos: en VeriFactu nada se borra, todo se rectifica con documento nuevo.
• Cierre de caja e informes que tu gestoría pueda leer sin llamarte cada trimestre.
• Multicanal si vendes online: sincronización con tu tienda online para no llevar dos stocks.

Errores típicos del pequeño comercio

1. Confundir TPV con programa de facturación: muchos TPV antiguos solo imprimen. La factura completa que te pida una empresa tiene que salir de software certificado desde 2027.
2. Creer que el recargo de equivalencia te exime de todo: te exime de liquidar IVA, no de emitir facturas correctas cuando toca.
3. Comprar el TPV «de toda la vida» sin preguntar por VeriFactu: si el fabricante no actualiza, en 2027 tendrás un pisapapeles.
4. Hacer las devoluciones «a mano»: con registro inalterable, cada anulación queda trazada. Hazlo siempre desde el programa.

Qué recomendamos para una tienda

Para un comercio con mostrador, nuestra selección de programas VeriFactu se resume así: STEL Order si necesitas TPV + almacén + app móvil y quieres empezar gratis (tiene plan gratuito con VeriFactu incluido en todos los planes), y Billin si tu tienda es sencilla y priorizas algo fácil y barato que ya está certificado. Si además trabajas con gestoría online, mira Quipu.

¿Vendes online a clientes de otros países de la UE? Te interesa esta guía: facturar a clientes extranjeros: IVA y ventanilla única (OSS).